Tamaño de archivo y memoria RAM en Excel

Entrada núm: 1 of 2 de la serie Capacidad y rendimiento

El uso de memoria RAM y las consideraciones sobre el tamaño del archivo generado son dos puntos clave para entender las capacidades reales de nuestra instalación de Excel. Y si queremos ponerlas a prueba a nivel práctico, lo mejor es ver cómo reacciona cuando le hacemos trabajar con grandes cantidades de datos, miles, o mejor millones de datos. Es una situación excepcional para un usuario de perfil medio, pero se trata de una eventualidad a la que un buen conocedor de Excel puede tener que enfrentarse un día y por eso es conveniente estar preparado, conocer los condicionantes y saber hasta dónde puedo esperar que Excel responda con garantías.

Hemos dicho en otros videos que Excel, como software teórico diseñado como hoja de cálculo con un cierto número de celdas por hoja estará siempre limitado por

  • la máquina, ordenador o computadora que lo aloje (CPU, RAM)
  • la demanda (otras tareas en ejecución en ese mismo momento)
  • la versión (2003, 2007,2010…)
    • Recordemos que en Excel 2003 todavía teníamos 16.384 filas y 256 columnas, lo cual nos da una capacidad de 4.194.304 celdas por hoja. En Excel 2010 ya tenemos 1.048.576 filas por 16.384 columnas, casi 17.180 Millones de celdas. Se ha multiplicado la capacidad teórica en celdas por hoja en un factor de 4.096.

A nivel práctico y en el día a día de nuestro trabajo con Excel la versión será la que tengamos instalada y supondremos que la demanda es la mínima posible en nuestras circunstancias, es decir, intentaremos que cuando se esté ejecutando Excel, no haya otras aplicaciones de alta demanda consumiendo recursos. Sobre el resto de características físicas del sistema quizás podamos actuar, por ejemplo añadiendo un nuevo módulo de memoria RAM.

Podemos suponer que el rendimiento en nuestra instalación vendrá marcado por 3 grupos de factores que vamos a analizar con unos ejemplos prácticos. En este artículo nos centraremos en los límites impuestos por el sistema físico: CPU y MEMORIA, que podremos englobar en dos grandes grupos:

  1. RAM disponible en ese momento. Como ya hemos dicho anteriormente, se refiere a la demanda de otras aplicaciones que estén en ejecución en ese momento y que pudieran usar recursos que no estarán disponibles cuando Excel los demande.
  2. Tamaño del archivo Excel generado. Este factor es muy limitante a nivel práctico y aquí es donde se hace más evidente la distancia entre las capacidades teóricas del sofware y el duro contacto con la realidad.

El tamaño de un archivo de Excel dependerá de los siguientes factores

  • Cantidad de datos
  • Cantidad de fórmulas
  • Formatos aplicados
  • Imágenes y “shapes” incluidas
  • Macros

En un entorno de las siguientes características:

CPU 4 núcleos, 8GB RAM, Excel 2013 32bits

Vamos a realizar un ejercicio que consiste en la adición de más y más datos en un archivo de Excel en blanco hasta que llegue el momento en que el software deje de funcionar. Este momento dista mucho de acercarse a los límites teóricos del software (17.180.000.000 de celdas en cada hoja) y comprobaremos como sólo con aproximadamente el 1% de estas celdas ocupadas con datos ya empezamos a experimentar problemas de capacidad, estabilidad y operatividad, resultando casi siempre en el cierre inesperado del programa y la pérdida de aquellos datos que no hubiéramos tenido la precaución de guardar.

Pero el límite práctico es incluso mucho menor que esto, pues si usamos Excel es normalmente no como almacén de datos, sino como herramienta de análisis con la que esperamos realizar cálculos, dibujar gráficos y representar muchos escenarios posibles. Comprobaremos que sólo con unos pocos millones de datos, las posibilidades reales de análisis se ven muy limitadas.

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